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¿Cómo mejorar la productividad personal?

Como mejorar la productividad personal
La productividad personal es la eficiencia constante para cumplir los objetivos y alcanzar el éxito. Descubre 7 hábitos saludables para lograrla.

Uno de los mayores retos de la productividad personal es lograr un consenso sobre qué significa ser productivo. Todos quieren tener un mejor rendimiento y desempeño en sus labores diarias, hacer más en menor tiempo, o poder estar involucrado en varios proyectos a la vez sin agotarse en el intento. Ahora, la pregunta es ¿de eso se trata la productividad personal?

La productividad es un término que siempre ha estado relacionado al concepto de éxito; por eso no es de extrañarse que adopte un significado diferente para cada persona, en función a la percepción, íntima y personal, de lo que significa el éxito. En tal sentido, es común ver que la productividad sea el Everest que todos quieren escalar, tanto a nivel empresarial, como personal.

Una definición de productividad personal para el consenso

Para hablar de productividad, primero hay que definir qué es la eficiencia. La eficiencia es la capacidad de realizar o cumplir adecuadamente una función, logrando la mejor relación entre los recursos utilizados y los logros alcanzados. Es decir, a menor cantidad de recursos para lograr un mismo objetivo, mayor es la eficiencia.

Entonces, la productividad personal es la eficiencia constante con la que se pueden completar tareas importantes para una persona. Y así entra otro concepto importante: el tiempo. Bien lo dice el refrán, “el tiempo es oro” y sí, sin duda, el tiempo es el bien más preciado de la sociedad moderna, por lo que aprovecharlo al máximo se convierte en el objetivo final; por esta razón la productividad se convierte en un factor clave.

Alcanzar la productividad personal es tener un sistema de organización y planificación que permita el cumplimento de las metas y expectativas. Para lograr ese sistema el autoconocimiento juega un rol fundamental, ya que permite entender las habilidades y procesos individuales, con el fin de encontrar la forma y las herramientas que ayuden a potenciarlos al máximo.

La razón por la que hablar de productividad se volvió tan importante

La productividad es un tema que pareciera estar de moda, se habla de ella a nivel empresarial, grupal e individual. Se ha convertido en un elemento fundamental, especialmente después de la pandemia por el COVID-19, cuando las empresas se vieron en la necesidad de ser ágiles y flexibles para adaptarse al cambio.

Sin embargo, va más allá de una tendencia con la cual las empresas pueden entender si las personas son más productivas trabajando remoto o desde las oficinas. La productividad tiene una estrecha relación con el bienestar. La satisfacción de tachar todos los elementos de la lista de tareas del día, o de finalizar un proyecto antes de tiempo, genera una sensación de felicidad.

Productividad personal y salud mental

Aunque la productividad sea uno de los indicadores claves para la mayoría de las empresas, no es un concepto tan frío como se puede pensar. Por el contrario, aunque pueda ser expresada en números, la verdad es que está influenciada por factores muy humanos y sensibles.

Las personas que se perciben a sí mismas como productivas, también se asocian con características como plenitud, seguridad, confianza y equilibrio. Por su parte, una persona que empiece a tener problemas con su productividad, es una señal de que algo puede ir mal con su salud mental; está demostrado que cuanto más estresada esté una persona, menos productiva será.

La Organización Mundial de la Salud (OMS) identificó que cada dólar que una empresa invierte en la salud mental de sus empleados, se convierte en 4 dólares de mejora en la salud y aumento de productividad.

La salud mental, así como la salud física, es un factor determinante para la productividad. Es decir, una persona que tenga una dolencia o malestar tendrá menor rendimiento porque hará sus funciones de manera limitada; lo mismo ocurrirá con una persona que no duerma bien, o que necesite atención psicológica.

Los hábitos y la productividad personal van de la mano

No existe una fórmula mágica para lograr la productividad personal, pero sí hay un secreto que puede ser de gran ayuda: la productividad no se logra de la noche a la mañana, más bien se trata de un trabajo de constancia o, en otras palabras, de formar hábitos saludables.

Cada hábito es una pieza del engranaje del comportamiento del ser humano. Por lo que establecer hábitos conscientes y orientados a los logros que se quieren alcanzar es una forma de cultivar la productividad.

Los hábitos son algo inherente a cada persona, sin embargo, adquirir nuevos hábitos o dejar aquellos que puedan ser contraproducentes no es tarea fácil. Por el contrario, suele ser un verdadero reto, y allí está la primera barrera para alcanzar la cima del Everest de la productividad personal.

Cómo aprender y des-aprender hábitos para alcanzar metas

Los hábitos se generan por repetición, por tanto, establecer rutinas es la mejor forma de empezar a crear hábitos que perduren. Aunque suene fácil, está claro que no lo es. Por eso, nuevamente entra en juego el autoconocimiento, para tener consciencia de los hábitos actuales, e identificar cuáles se deben cambiar o adquirir para favorecer la productividad personal.

Otros consejos para adquirir hábitos son:

  • Despojarse de pensamientos limitantes, como “no puedo”, “no tengo tiempo”, entre otros.
  • Dividir los hábitos en pequeñas metas. Por cada meta establecer un activador que al verlo genere una acción y una recompensa que genere satisfacción si cumples la meta.
  • Conectarse con el propósito mayor para mantener la constancia.
  • Centrarse en los logros diarios y celebrar cada victoria.
  • No desistir y retomar el plan en caso de que no se logre conseguir el objetivo.

Hábitos para incrementar la productividad personal

Para establecer los hábitos que permitirán incrementar la productividad personal, lo primero es visualizar cómo sería una jornada productiva. Esto incluye imaginar qué tareas o acciones tendría ese día, qué sentimientos, emociones y pensamientos estarían asociadas a ese día y cómo debería ser el patrón de trabajo para lograrlo. Este ejercicio permitirá determinar cuáles son los hábitos que mejor funcionan para alcanzar ese día productivo ideal, y adoptar los que mejor se ajusten al perfil y la personalidad de cada persona.

Metodología Kanban para la productividad personal

Kanban significa letrero o tarjeta en japonés, es muy usado en Project Management, ya que es un símbolo visual que ayuda a desencadenar una acción. Es ideal para la planificación y productividad personal, consiste en organizar las tareas en un tablero con tres columnas, la primera será “Por hacer”, la segunda “En progreso” y la tercera “Finalizada”. Esto permite tener una visual completa de las responsabilidades del día y cómo se van completando.

No creer en el multitasking

Enfocarse en una tarea a la vez es una excelente fórmula de ser más eficientes con el tiempo y alcanzar los objetivos más rápido. El multitasking puede desencadenar en tareas sin concluir, o incluso, en duplicidad de procesos, debido a que los proyectos no se realizan de forma óptima.

Priorizar para ganar

Organizar las tareas por orden de prioridad ayuda a enfocarse en lo verdaderamente importante; así como planificar las actividades diarias para tener un mejor control de las tareas. Una forma de priorizar es separarlas por categorías, según el método MoSCoW por ejemplo:

  • Debo tenerlo: estas tareas son indispensables y las que tienen mayor prioridad, por lo tanto, no deben postergarse.
  • Debería tenerlo: están en el segundo lugar de prioridad y es importante realizarlas una vez se finalicen las anteriores.
  • Podría tenerlo: se hacen siempre que sea posible, porque su realización no afecta las demás tareas.
  • Me gustaría tenerlo: son esas tareas que gustaría realizarlas, pero se pueden dejar de lado en caso que no se tenga suficiente tiempo.

La productividad personal es ir de más a menos

Las tareas más complejas son las que suelen postergarse más. Para incrementar la productividad personal hay que invertir la fórmula. Es recomendable usar las primeras horas de la jornada laboral para hacer las tareas más pesadas y las que menos se disfrutan. Este método permite aprovechar el momento de mayor concentración del día, ya que la mente está más descansada, de lo contrario, tomarán más tiempo del deseado.

Momentos de máxima concentración

Las distracciones son grandes enemigas de la productividad personal. Tener momentos de máxima concentración es una barrera principal para la mayoría de las personas. Un truco para lograrlo es establecer intervalos de tiempo donde no se permiten ningún tipo de interrupciones. El tiempo recomendado es de 25 a 30 minutos, durante ese período se deben suspender las notificaciones del celular, correo electrónico, redes sociales y de otras aplicaciones que no sean necesarias para el desarrollo de las actividades. Si es necesario se puede disponer de un espacio privado o cerrado, que permita distanciarse del entorno durante esos minutos.

Identificar los momentos de máxima productividad

Un estudio del Consejo de Investigación Económica del Reino Unido arrojó como resultado que el trabajador medio británico solo era productivo durante 2 horas y 53 minutos en cada jornada laboral. A lo largo del día la productividad y la concentración van variando. En muchas personas el momento más enérgico del día es en las mañanas, para otras es en las noches. Hacer el ejercicio de identificar en qué momento de la jornada se tienen los picos de concentración y energía, ayudará a incrementar la productividad.

Esto también aplica con los días de la semana, puede que algunas personas sientan más ímpetu al comenzar la semana, otras a mediados y otras al finalizar, identificar esos días permite planificar las tareas de la semana de forma más eficiente. Igualmente, hay algunos detonadores de energía que pueden ayudar a lograr mayor productividad personal, como por ejemplo hacer ejercicio a primera hora de la mañana, tomar un refrigerio saludable, hacer 5 minutos de meditación o de estiramientos.

Administrar la disponibilidad

Las reuniones constantes, la carga de trabajo excesiva, el involucramiento en múltiples proyectos o las fechas límite poco realistas son elementos que pueden tener un impacto negativo en la productividad. Por tanto, es importante establecer límites claros cuando alguna petición o asignación vaya en contra de la productividad personal. No es necesario tener disponibilidad total para todas las reuniones, o aceptar responsabilidades adicionales que puedan perjudicar las labores principales.

Cómo medir la productividad personal

Para saber si una estrategia está dando resultados es necesario establecer indicadores que permitan hacer un seguimiento constante y determinar si hay una mejora. Para medir la productividad personal es importante entender el estado actual y establecer la meta que se quiere alcanzar, de esta forma se pueden crear métricas claras y personalizadas.

La productividad personal se entiende como la cantidad de valor creada dividida entre el número de horas trabajadas para alcanzar ese valor. Aunque esto a primera vista parece sencillo, surgen otras interrogantes como, por ejemplo, cómo cuantificar el valor, especialmente cuando no hay entregables tangibles. En ese sentido, es necesario establecer otros indicadores que permitan cuantificar de forma más fácil la productividad. Algunos de ellos pueden ser:

  • Número de horas productivas al día o a la semana: se entienden horas productivas aquellas donde se logró máxima concentración para realizar una tarea, sin interrupciones o distracciones.
  • Número de tareas finalizadas en determinado período de tiempo.

La productividad un camino de mejora personal

La consecución de objetivos requiere disciplina, dedicación, constancia y, sin duda, hábitos saludables que conduzcan hacia la productividad personal. Ser productivo es un ejercicio constante de autoconciencia para poder aprovechar al máximo los recursos y habilidades propias, como resultado las personas no solo obtienen la satisfacción de ver sus metas cumplidas, también logran un crecimiento personal que los acerca a su mejor versión.

La motivación también juega un rol fundamental para mejorar la productividad personal, hacer tareas que conectan con un propósito requerirá menor esfuerzo y, por tanto, se completarán de manera más productiva. Existen herramientas que pueden cumplir la doble función, ayudar a la motivación, y a su vez, a la productividad. Un ejemplo de ello son los planificadores personales y las agendas, que por su gran variedad de diseños se ajustan muy bien a cualquier personalidad.

La productividad personal también habla de la inteligencia emocional con la que se asumen los retos. Trabajar los cambios de adentro hacia afuera es la mejor forma de hacerse responsable por los logros personales y grupales, y también de influir en las demás personas. Asumir el auto-liderazgo conduce al desarrollo del carácter de manera consciente.

Comentarios (1)

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Lisette

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En ese camino de productividad estoy inmersa para continuar en mi desarrollo constante. El tema de la publicación es sumamente útil . Leyendo la publicación me he dado cuenta de mis fallos para lograr la eficiencia que necesito. Me pareció genial y para mi ha sido de gran ayuda.
Excelente artículo. Muchas gracias.